文件存档问题

aiziji · 发表于 2016-10-25 09:48:30

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目前公司的文件存档是在档案室的文件橱内存放的，但是占用空间太大，想咨询下有没有公司使用电子存档的，比如硬盘、光盘等，是否可行？有没有这方面你的规定及文件，谢谢。

可亲可爱 · 发表于 2016-10-25 09:52:22

下次别人来审计的时候，你们就抱个电脑，你们自己看，都在电脑中，这样方便吗？
还有电子存档的备份，还要接受挑战性实验，确保电子存档的东西与纸质的是一致的。

zysx01234 · 发表于 2016-10-25 09:53:27

说明你们公司太小了或是太小气了，我之前公司的办公楼就有6层，有3个档案室，质量体系档案室（好几百平方米）、财务档案室、行政管理档案室，安环部的资料他们办公室可以放也可以放在QA的档案室。

摇曳的紫花地丁 · 发表于 2016-10-25 10:16:52

存档还是纸质版的好一些，真的全部电子存档，到时检查时难道让检查官抱个电脑看吗？而且电子数据的保存也是比较麻烦的，容易丢失。还要相关的验证与备份

战斗的蟋蟀 · 发表于 2016-10-25 10:20:55

电子存档很麻烦，一致性需不需要验证先不说，扫描保存都是一个很大的工作量，关键是还要有很好的保存规程和检查规程

jixia · 发表于 2016-10-25 10:38:06

纸质转电子工作量不小啊

洁白的羽毛 · 发表于 2016-10-25 10:42:09

还纸质的保存好些，检查也方便！有些到期要销毁的。

aiziji · 发表于 2016-10-25 10:55:25

战斗的蟋蟀发表于 2016-10-25 10:20
电子存档很麻烦，一致性需不需要验证先不说，扫描保存都是一个很大的工作量，关键是还要有很好的保存规程和 ...

恩是啊只是有这方面的考虑，主要是考虑到作废文件的存档

aiziji · 发表于 2016-10-25 10:59:04

zysx01234 发表于 2016-10-25 09:53
说明你们公司太小了或是太小气了，我之前公司的办公楼就有6层，有3个档案室，质量体系档案室（好几百平 ...

我们公司也有一层楼单独的档案室，就是领导考虑可不可以把作废存档的文件以电子版的存档

aiziji · 发表于 2016-10-25 10:59:58

可亲可爱发表于 2016-10-25 09:52
下次别人来审计的时候，你们就抱个电脑，你们自己看，都在电脑中，这样方便吗？
还有电子存档的备份，还要 ...

主要是考虑将作废存档的文件这样做，现行版的还是纸质的

kehui8202 · 发表于 2016-10-25 11:01:00

电子的叫备份，纸质的叫存档

aiziji · 发表于 2016-10-25 11:01:12

洁白的羽毛发表于 2016-10-25 10:42
还纸质的保存好些，检查也方便！有些到期要销毁的。

现在到期销毁的也就只有批生产记录了

验证、sop等的没有明确说啊，要长期保存

zysx01234 · 发表于 2016-10-25 11:02:03

文档有保存期间啊，你们怎么规定的怎么执行，该销毁的就销毁啊。

yaochuang11 · 发表于 2016-10-25 11:04:58

买一套文件密集柜

aiziji · 发表于 2016-10-25 11:09:43

zysx01234 发表于 2016-10-25 11:02
文档有保存期间啊，你们怎么规定的怎么执行，该销毁的就销毁啊。

我公司的验证、sop是需要长期保存的

aiziji · 发表于 2016-10-25 11:10:50

zysx01234 发表于 2016-10-25 11:02
文档有保存期间啊，你们怎么规定的怎么执行，该销毁的就销毁啊。

我公司的验证、sop是需要长期保存的

轩大人amazing · 发表于 2016-10-25 11:11:43

国外专家建议电子存档，但是国内专家检查时担心电子档案的不安全性，更喜欢纸质文件的归档。
且即便是电子档案可读性也是有个时间限制的3-5年吧。纸质文件反而可以保存更久。
个人意见。

zysx01234 · 发表于 2016-10-25 11:12:02

aiziji 发表于 2016-10-25 11:09
我公司的验证、sop是需要长期保存的

本来就是，能有多少啊

黎明曙光 · 发表于 2016-10-25 11:44:55

可亲可爱发表于 2016-10-25 09:52
下次别人来审计的时候，你们就抱个电脑，你们自己看，都在电脑中，这样方便吗？
还有电子存档的备份，还要 ...

文件是可以存档为电子的，这个是可行，满足数据完整ALCOA+CCEA原则就没有问题，南方一些企业手写批记录逐步都被电子批记录取代，以后这个是趋势，至于保存可以光盘或者云备份（前提这些都得经过严格验证），目前我在做验证时候一些数据，例如高效检漏数据我如果打印会很多纸张的，我现在就是采用光盘备份保存外加硬盘备份保存，元数据在设备产生电脑中文件夹也有存放，三者都能对应上，这样就没有问题的

北重楼 · 发表于 2016-10-25 12:57:57

可以呀，但是纸质文件作为原始记录的还是要保存到可以销毁的时候

[文件系统] 文件存档问题

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