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从网上汇总了一些文件管理规程中分发、收回、销毁的几个管理程序，希望可以起到借鉴的作用，大家也可以发表自己更好的管理程序。1. 案例一 (1) QA文件管理员接到已注明生效日期的文件，根据需要复印文件，保证复印件与原件内容清晰，在文件复印件上加盖“分发标识”，原件归档。（有的企业为了更好的区分文件的原件，使用特殊颜色的纸作为原件，如浅蓝色纸，也有的是使用带有颜色的笔（蓝色中性笔）进行签字，也有的在原件上盖有不同颜色的原件章） (2) 复印件上的“分发标识”应考虑分发编号，如某一份文件需要分发5份，分别是质量部生产部、车间和实验室，则对这5个部门分别编号，如01是质量部，以后现场如果看到01编号的文件，可以确认是分发给质量部的文件，避免文件的混淆和丢失。 (3) 文件管理员将有分发标识的文件登记于“文件复制及分发记录表”分发至各部门，部门接受人员接收后进行签字。 (4) 文件的分发工作应在文件生效日期前完成，确保各文件使用者在文件生效时有新版文件。 (5) 复审撤销文件：文件定期复审确认需要撤销或废除的文件，由QA文件管理员进行撤销文件收集整理，撤销的文件由文件管理员填写相应记录登记收回和销毁情况。 (6) 版本更新的旧版文件：新版文件生效时，部门文件管理员交回旧版文件，QA文件管理填写相应记录登记文件收回和销毁情况。 (7) 对于收回文件不完整时，文件管理员应详细登记所缺文件的复印编号，文件使用者书面报告QA，阐明文件丢失原因，保证一经找到立即交QA销毁。若现场发现，必严处。 (8) 文件收回后，除原件留档外，其余文件全部销毁，收回的文件进行销毁，应当填写文件收回、销毁记录。 (9) 完成时限：对于文件的收回与销毁应当规定必要的时间限制，确保文件被有效和全部收回，必要文件进行销毁，一般应在3个工作日完成。 1. 案例二 (1) 由质量管理部门将审核批准的文件按需复印，并记录复印份数。经批准的文件复印件，应于文件每一页加盖“受控文件”红章，并与文件第一页加盖“部门编号-部门发放流水号”红章。 (2) 文件的发放应填写“文件发放控制单”，文件发放控制单由质量保证部集中存档，与文件原件一起同期保存。 (3) 文件补发：文件破损、影响使用时，填写文件补发申请单，经审批后，交回破损文件，补领新文件。 (4) 当文件使用人将文件丢失时，填写文件补发申请单，经本部及质量部批准后，由质量保证部办理重新发放手续，当丢失文件找回后，应将此文件交由质量保证部销毁。 (5) 若某部门因工作需要增发文件，可填写文件补发申请单，经本部门及质量保证部领导批准后，到质量保证部办理增发手续。 (6) 文件销毁：作废的文件复印件收回或由文件管理员销毁。 2. 案例三 (1) 经审核批准的文件，在生效日期前有质量保证部分发给各相关部门学习，准备，按期执行。 (2) 所有文件分发应填写GMP文件分发、回收记录(3) 文件的原件归档保存，分发的文件未复印件，标准类文件复印件上应有蓝色墨水印上的“复印件”印章，记录类文件由执行部门直接复印使用。 (4) 标准类文件使用部门不得再次复印，若确因培训、使用等原因需要再次复印，再复印需要质量管理部加盖蓝色“培训用”印章，并进行登记，以保证文件更新时所有分发文件均能及时得到更新。 (5) 标准类文件修订或废除时，由质量管理部收回文件并予以销毁，记录类文件由执行部门直接销毁，存档的文件盖上“作废字样”。 3. 案例四 (1) 文件批准后，由文件管理员按发放部门及各部门需求的数量进行复印，复印完毕后再文件上盖绿色“原件”章，归档保存，复印后的文件每页加盖“受控文件”，并填写复印编号。分发时填写“文件分发记录”，接收人在文件分发记录上签名确认。 (2) 如需要补发，则有文件所需部门填写“文件补发申请表”，经本部经理审核，质量保证部经理批准后，进行补发。 (3) 文件一般于生效日期前一周发放，以便安排培训时间。新发放文件生效前，仅供部门培训使用，不得在操作现场放置，以避免文件执行差错。 (4) 新版文件生效日期，将旧版文件收回，收回的作废文件复印件由QA文件管理员填写申请，经QA经理批准后进行销毁，销毁应有记录。 (5) 文件原件，发放一览表由QA文件管理存档，已作废文件原件，加盖存档红章。
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发表于 2019-3-28 13:19:30
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