文件管理原始文件和复印文件如何区分

玄冬

外部公司审计提出的一个偏差，请问大家原始文件和复制文件如何管理的？那一份是原始文件？

在SMP-WJ-001中，第3.5条规定，经过审查的文件打印后，文件应由起草者、审查者和批准者签署。然而，事实上，文件上没有签名。相反，印刷的姓名和日期，而不是签名。而且，原始文件和复制文件之间没有任何区别，它们在每一页上都有一个红色的“受控”标记。

罗伊鲱

连“受控”是什么意思都不知道，只知道别人盖了章自己也要盖。
现在有新的发明（质控章）了？

婷婷12345678923

原始文件是否需要加盖“受控”章的问题就要看本公司的规定了，我们是不盖章的，如果盖章的话复制文件就会有黑章的印记   再盖红章  会比较乱

1332302784

原始文件签字审批后可以盖章啊（质控章），盖章复印，复印件盖受控章下发

玄冬

还有请问文件复制是复印吗？

尧宁静森林

你们公司复制文件是不是打印出来的呀

婷婷12345678923

原始文件是经过起草、审核和批准并签署的文件原件，原始文件不加盖“受控”章，存档永久保存。经原始文件复制后并加盖“受控”章的为复制文件，复制文件签署人员的姓名均为复印件，是发放到各相关部门和人员的现场执行文件。

玄冬

尧宁静森林 发表于 2021-8-25 10:07
你们公司复制文件是不是打印出来的呀

实际上是的，现在客户提缺陷了

玄冬

婷婷12345678923 发表于 2021-8-25 10:20
原始文件是经过起草、审核和批准并签署的文件原件，原始文件不加盖“受控”章，存档永久保存。经原始文件复 ...

也有看到资料说原始文件要加盖受控章的，纠正原始文件要不要加盖受控章呀

玄冬

1332302784 发表于 2021-8-25 10:41
原始文件签字审批后可以盖章啊（质控章），盖章复印，复印件盖受控章下发

那原始文件能盖受控章吗？

小猪吃你

原文件有起草审核批准人签名日期，手写的签名日期，分发的文件用原文件扫描件打印出来，盖受控文件章分发，做分发记录，分发部门有对应序号，分发件手写序号发给对应部门，结束

1332302784

玄冬 发表于 2021-8-25 10:43
那原始文件能盖受控章吗？

受控章不是主要是分发使用受控吗，原件是留存的，盖受控章没有意义吧，我是这么理解的

唯屹立

原始文件签字盖章，起草，审核日期均手写后在文件首页盖原件章，复印件使用原件复印后，盖质控章。

桃源のLittle

还是以贵公司的文件体系为准。如果客户提出缺陷，那么，需要修订文件的话，个人意见是：原检加盖受控章，复印件再加盖受控章

hdw123

原始文件肯定是有红色受控章的

来自苹果APP客户端

abcQQ

原文件已经是受控文件，不用盖章，只有复制件需要盖章，即数据完整性中的真实副本。

STARRRRRR

可以要求原件签名用蓝色水笔，复印件肯定是黑白的，再盖上复印章就好了呀

xiaofeng2090

我也提议过改用蓝色/黑色水笔区分，不过我之前的领导没有同意，可能是蓝色水笔在某些审核情况下没有黑色水笔来得符合规范吧。

我见过做过比较好的一个公司是这样的，他们会有一个受控章，一个复印章，原件都是会盖受控章的。复印以后，复印件再盖复印章。【复印章上面有拨盘，会写明，X年X月X日下发 】，因为公司比较大，现场记录管理起来比较乱，这样就很好巡检了，也方便核对文件版本和下发日期。

liuchaons

原件蓝色笔签名

feignte

原文件不需要受控章。
原文件可以不分配发放号。