GMP签字文件未归档，直接加盖了受控章，这个偏差怎么写？

jiazhuo123

有个朋友，咨询我一个问题，新成立的公司，做了一套体系文件，按照文件管理规定，应对签字的原件进行归档保存，复印件加盖鲜章，分发至各部门，结果文件未复印，且整套签字原件均已加盖鲜章，对此，应如何操作？
     我建议的是写一个偏差，复印该套加盖鲜章后的文件，并对复印件加盖鲜章（相当于说，分发的均为加盖鲜章的复印件再加盖鲜章，包含质量部的一套），对签字原件加盖鲜章的一套文件进行归档保存。PS：电子版的文件没有计算机化系统验证的计算机进行保存，但电子版是专人管理。
     各位大神有无其他的意见？评论区，回复，非常感谢。

勺子爱西瓜

跟楼主一个想法

wzzz2008

关键是，盖的是什么章，即：章的内容是什么？
一般不都是写一个签一个发一个吗，先把文件管理制度稿出来，其他文件再根据文件管理制度要求进行起草、签批、分发。
整套文件，一起弄出来的，也比较少见，看来资源丰富且不着急。

小河马吃辣条

操作失误了，后面保证受控就行

落泪的蝴蝶

这波操作可以

落泪的蝴蝶

或者把规定文件升级

栗子7

文件不是一个一个签出来，再一个一个分发吗？怎么还能一套一起出问题。
一套文件是几个问题？如果不多，重新签呗。如果很多，偏差也可，解释起来挺费劲，为何是一整套文件一起处理。

915_雨

大公司重新签，因为要脸，资源多的是，错了就改，不需要BB。

小公司将就用，因为要省，错了错用，黑色复印，鲜章压黑章。
喜欢偏差，你就整呗，反整死皮赖脸就是这么地。

公子小德

这偏差开了以后能杜绝再次出现么？

chinsss

以前我们是  划掉 签字写明原因   然后就继续按要求进行复印发放就行了   一般只有签批页是有签字的原件 其他页都是打印的吧
话说他们  文件管理里没有规定说 文件打印时出现的作废文件当场销毁并打印正确的文件  之类的这种规定吗
可以采取往这句话上靠的那种 纠正行为吧
这种偏差可有可无 根本原因总不能写员工心情不好、疏忽一类的吧 （除非你有很好的预防措施，并且想按预防措施来严格执行） 被检查的时候看到这种偏差也会一笑而过的吧  个人认为从轻发落，风险很小 况且还是新成立的公司

jiazhuo123

原件归档，源自本公司文件管理规定，大多数公司都会进行签字版的原件归档吧，以预防使用过程中的遗失损毁的补发；目前文件管理规定，就规定了发放的文件加盖红色受控章，像这样还得改文件，刻个蓝色章

jiazhuo123

wzzz2008 发表于 2023-5-26 08:33
关键是，盖的是什么章，即：章的内容是什么？
一般不都是写一个签一个发一个吗，先把文件管理制度稿出来， ...

相当于整套文件都弄出来了完成了批准，培训，在同一时间生效，生效前，统一进行复印分发，出了我问题。

jiazhuo123

公子小德 发表于 2023-5-26 09:16
这偏差开了以后能杜绝再次出现么？

能，之前是小妹在做，后面来专人，且有一定工作经验

jiazhuo123

tanya0906 发表于 2023-5-26 09:06
文件不是一个一个签出来，再一个一个分发吗？怎么还能一套一起出问题。
一套文件是几个问题？如果不多，重 ...

如果写偏差，怎么写理由

栗子7

jiazhuo123 发表于 2023-5-26 10:03
如果写偏差，怎么写理由

哈，我不知道呢

莯堞

jiazhuo123 发表于 2023-5-26 09:52
相当于整套文件都弄出来了完成了批准，培训，在同一时间生效，生效前，统一进行复印分发，出了我问题。

将签批页以后的，重新打印替换，然后签批页的受控章可以按你们公司规定的划改的方式划改签字写明原因。
或者整本重新签批。

jiazhuo123

莯堞 发表于 2023-5-26 11:29
将签批页以后的，重新打印替换，然后签批页的受控章可以按你们公司规定的划改的方式划改签字写明原因。
...

整本重新签批，日期写之前的，还是写现在的？

hd4861

jiazhuo123 发表于 2023-5-26 10:03
如果写偏差，怎么写理由

人为差错调查，为什么会去盖章，是不是文件规定还是工作多了疏忽错误或者其他原因等等，如实写就行了
这个肯定是人为差错

莯堞

jiazhuo123 发表于 2023-5-26 13:08
整本重新签批，日期写之前的，还是写现在的？

按正常进行就行了啊，当然如果你们公司有特殊要求，那就再说

电水壶

你文件原件盖的鲜章内容是什么？受控文件还是复印件？或者其他的内容？如果可以的话建议修订文件管理规定，把原件加盖鲜章存档保存写到文件中去，复印件再加盖其他的鲜章，如分发部门、分发编号、复印件等信息内容的鲜章，这样就不必启动偏差程序