记录的生效日期是手写还是打印

奶茶一吨吨 · 发表于 2024-6-20 11:02:14

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本帖最后由奶茶一吨吨于 2024-6-20 11:02 编辑

如题，我有两个疑问：
问题一：有人认为批准后才能确定生效日期，所以生效日期需要在批准后手写上去。
我觉得只要预留出足够的期间，是可以保证在生效前批准完毕的，可以直接打印上去。
分歧的点在于文件批准是不是可控的。我个人认为文件变更也是变更的一类，那么就像变更措施的执行完成日期一样，可以直接定下来啊。

问题二：可对于使用电子版的记录，比如说厂商调查表等，如果说不能把生效日期写在电子版里，那不是会和问题一矛盾么。

请问各位公司是如何操作的呢？

hellowww · 发表于 2024-6-20 11:13:32

预留充足时间审批，培训是可行的，看公司具体规定

westwoo · 发表于 2024-6-20 11:19:20

一切在计划内都可以，有意外就讨厌点。
1. 比如，规定批准后+14天生效，有人晚签了，你这14天是否来得及培训安排。签早了，超过14天生效，偏离规定了。
2. 页面上有版本号，在批准页上有生效日期+版本号就可以了，没必要在记录的每个页面上都体现生效日期。

从下游而来 · 发表于 2024-6-20 11:28:09

在合规的前提下，自己规定程序即可。
但是要注意文件还没生效你就把生效时间打印到文件里，是违反DI的，文件批准页倒是可以加预计生效时间，但是实际生效时间要有记录和证明文件。
电子系统一般生效时间由系统控制，不用人为填写

鬼使神差 · 发表于 2024-6-20 12:21:14

只要有版本号追溯就行，生效日期不是必须

抱琴揽风 · 发表于 2024-6-20 12:58:13

预留出时间，尤其是整体文件新建或换版，更要留出足够时间，是可以把生效日期给确定下来，文件批准日期在生效日期前。如果有文档管理系统，则可以由系统来分配和控制生效时间。

栗子7 · 发表于 2024-6-20 13:06:43

手写有什么问题呢？

吃药啦 · 发表于 2024-6-20 13:11:37

上系统可以解决问题

余额吥足 · 发表于 2024-6-20 13:23:58

审核、批准后还需要培训，如果审核、批准没有按计划完成呢....，建议还是手写好一些

wsx · 发表于 2024-6-20 13:24:35

定好预期的生效时间，然后打印签字形成正式稿。如果某人确实不在场可以授权他人签字的。假设这份文件哪天需要使用，A一直不在场难道就一直搁置，生产停滞？

老K · 发表于 2024-6-20 13:34:08

我认为你认为的是对的。

chinsss · 发表于 2024-6-20 14:21:38

问题1、当一个文件需要签批生效时，可以认为这个文件是在起草的时候就有个计划生效日期的（也可以达到衔接相关流程的目的等），所以你觉得预留足够的时间保证生效前签批且培训完毕就没问题。（这当然没问题）
分歧点在于可能计划生效日期，文件的签批和培训不能够完全完成，此时文件生效日期超过了计划生效日期，如果计划生效日期涉及相关流程，就会在相关流程中记录延迟生效的原因，如果不涉及相关流程，那可以说明超期理由并确定新的生效日期。（这样也没问题）
所以，可以直接打印，当超出计划生效日期时，制定相应的管理要求来控制文件生效日期的修改是没问题的。（自己内部处理延期那是纸质文件管理的弊端，不推崇……）

问题2、对于使用电子版的记录，生效日期可以写在签批页上，没有说必须每一页记录都有个生效日期……，所以电子版记录使用的时候，没有这个问题。

奶茶一吨吨 · 发表于 2024-6-20 14:41:09

栗子7 发表于 2024-6-20 13:06
手写有什么问题呢？

因为懒

，记录要求每一页都要有生效日期，而且升版需要查看旧版纸质生效日期。然后我们还用了电子版的记录（没有上电子文件系统）

奶茶一吨吨 · 发表于 2024-6-20 14:46:53

从下游而来发表于 2024-6-20 11:28
在合规的前提下，自己规定程序即可。
但是要注意文件还没生效你就把生效时间打印到文件里，是违反DI的，文 ...

请教一下具体是哪个规定呀。
文件批准页可以加预计生效时间，但是实际生效时间要有记录和证明文件。是什么意思呢，生效时间应该都是预计的吧，毕竟要在生效前或当天发放呀。

奶茶一吨吨 · 发表于 2024-6-20 14:54:17

chinsss 发表于 2024-6-20 14:21
问题1、当一个文件需要签批生效时，可以认为这个文件是在起草的时候就有个计划生效日期的（也可以达到衔接 ...

好的，谢谢解答~，因为我们文件自己规定了记录的每一页都要有生效日期，设立这个的原因不知道是不是因为我们记录是单独复印使用，缺少签批页的要素

从下游而来 · 发表于 2024-6-20 15:17:36

奶茶一吨吨发表于 2024-6-20 14:46
请教一下具体是哪个规定呀。
文件批准页可以加预计生效时间，但是实际生效时间要有记录和证明文件。是什 ...

重点是生效的时候要有记录，另外确认旧版文件已作废或者回收，生效前需要的培训都已经完成；
预计生效时间有没有都无所谓，这个又不能作为追溯的依据；
另外像你说的你们文件规定每一页都要有生效日期，这个没有电子系统不好实现，而且也没必要，建议取消（可以用打印日期代替，只要打印日期在生效日期后，即可实现受控要求）

大师兄o6k · 发表于 2024-6-20 15:55:12

我们记录是没有体现生效时间，都是随着主文档的生效时间，反正失效的文件都会收回

准圣级药老 · 发表于 2024-6-20 16:05:38

公司整体可控度好，那么你打上没问题。要是不可控，那就别给自己找事了。对于电子版记录一样的问题。

李建ze9 · 发表于 2024-6-20 16:13:47

都可以的，看文件规定，保持一致即可

远远乡の锦衣郎 · 发表于 2024-6-20 18:39:26

不建议文件上有生效日期，麻烦。改为修订日期就行了，批准和生效由文件审批单去追溯，省事

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[质量保证QA] 记录的生效日期是手写还是打印

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