體系文件編碼問題

桂桓

請教一個問題,一般來說二階文件和三階文件編碼相同適合嗎?
例如:
P209 SOP管理辦法----三階文件
P208 文件管制程序---二階文件
其中P表示部門
      2表示二階或是三階文件

156067

可以这么操作，没有强制要求不行，但是一般不建议这么操作

一般都区分的，本身分级的目的就是逐步细化管理，不管是从编写修订还是执行上，都可以更方便快捷的去操作。

又分级又不区分编号的话，会在识别上造成一定困难，增加部分识别文件内容的工作量。估计除了当时编写审核的人清楚外，后续的人需要一定时间去了解熟悉。

桂桓

156067 发表于 2024-9-28 16:33
可以这么操作，没有强制要求不行，但是一般不建议这么操作

一般都区分的，本身分级的目的就是逐步细化管 ...

認同,因為我也是這麼說的,但是全公司的人都跟我持反對意見

156067

素 发表于 2024-9-28 16:57
認同,因為我也是這麼說的,但是全公司的人都跟我持反對意見

那只能从众，乱就乱着来呗，就是看着不整齐，丑一点

桂桓

156067 发表于 2024-9-28 16:59
那只能从众，乱就乱着来呗，就是看着不整齐，丑一点

也是,隨他們囉

953897287

你们公司对于二级或三级文件的分类定义是啥？是根据GMP来的话，那SOP管理办法，那应该是个管理文件，应该归属于二级。你们公司不会是因为前面的SOP，所以把它归属于三级文件吧？另外，你这里有不明确的地方，是P208中的2，到底指代的是二级文件还是三级文件，这个需要明确，如果2既指代二级文件又指代三级文件，那你们的体系容易让人迷糊啊

naiqi.hu

围观吃瓜，赚点金币

winchetan

编号方式我们控制是唯一就可以了，但是你在这个前提下，要方便你文控管理，要是文控管理起来觉得这样实施更高效，也是可以在文件控制程序里把方式规范，但按楼上说的，都是不建议这样编，会乱，一般可以用一个英文代理三级文件，如QAI、WI、SOP等。

zhuyuying

编码习惯文件等级+部门+序列号，方便识别管理

GUSI

素 发表于 2024-9-28 16:57
認同,因為我也是這麼說的,但是全公司的人都跟我持反對意見

听领导的呗

才女筱沐

一个原则，文件编号要唯一，不然管理难度太大

vugjkhoi

跟大佬们学习！

在下潘洛斯

文件编码应唯一对应

桂桓

953897287 发表于 2024-9-29 08:24
你们公司对于二级或三级文件的分类定义是啥？是根据GMP来的话，那SOP管理办法，那应该是个管理文件，应该归 ...

2是代表二階又是三階,就如各位大佬所說法規沒有強硬規定,但是因ˋ為這次文件要大幅修改,所以我才要求把編碼合乎邏輯,可是一堆人反對說太大工程,每份文件都要修改為中英文及格式修改,再加上這一項就說工程太大,我也搞不懂他們的邏輯

桂桓

zhuyuying 发表于 2024-9-29 10:22
编码习惯文件等级+部门+序列号，方便识别管理

我也是這麼認為的

DavidKwok

我们一般是文件类型的英文简称+编号：XXX-123。
CP--控制程序--二级文件--control program
SOP--操作规程--三级文件--Standard Operating Procedure
SMP--管理规程--三级文件--Standard Management Procedure
R-XXX--记录表格--四级文件--record

953897287

素 发表于 2024-10-6 09:12
2是代表二階又是三階,就如各位大佬所說法規沒有強硬規定,但是因ˋ為這次文件要大幅修改,所以我才要求把編 ...

工作量不算太大吧？首先，把文件分类定义好。然后根据分类，辨别现在的文件哪些是属于二级文件，哪些是属于三级文件。然后，把类别错误的文件作废，将这些类别错误的文件修改相应的文件编码，以新建文件的方式输出（在这个过程中，如果文件内容有不合适的，顺道改了）。你这相比于我当时把公司所有的文件全部重新审核编码来说，轻松多了

桂桓

953897287 发表于 2024-10-8 08:45
工作量不算太大吧？首先，把文件分类定义好。然后根据分类，辨别现在的文件哪些是属于二级文件，哪些是属 ...

我認同阿,但是不願做的人就說工作量大阿