体系文件的管理

cencen

友友们，新建公司建立的体系如何才能做到文件的版本和内容的一致性啊？目前生效了很多文件，生效时各部门把纸质版和电子版都交予质量部，但由于短时间生效大量文件，难免有些文件内容需要修订的，各部门会从自己部门的文件进行修订或者替换的，有时只给纸质版，电子版不一定会同步给质量部的，就会出现同版本不同的文件内容，大家公司都是怎么管理能保持文件版本和内容的一致性和统一性呢？

mopiaoxiang

让QA来管，电子的和纸质的QA那里都要存档。如果你是QA，请管代协助。如果你是管代，直接发布指令。另外，你们是怎么出现同版本不同的文件内容这种事情的，文件修改了不升版吗，不经过审批吗

她是光芒

首先要有个文控QA来主导这个事情，再在质量培训会上宣贯一下你们的文件控制程序，注重文件版本控制的流程，如果文控忙不过来，可以再由每个部门内推一个人来负责与文控QA对接

ZY0104

纸质文件的生效需要有电子版的提交，文控人员核对两者一致后再生效，再说了写文件的人这点做不到，写什么文件呢。

ZY0104

她是光芒 发表于 2025-3-6 10:30
首先要有个文控QA来主导这个事情，再在质量培训会上宣贯一下你们的文件控制程序，注重文件版本控制的流程， ...

是的，各部门应有文件和记录管理的人员。

可亲可爱

各部门可以留着文件电子 稿，但 是最终稿必须规定交到 质量部门才能纸质进行生效，后续修订 的时候也必须从质量部门索取电子进行修订。

luknqqnuq1

体系最基础的6个程序之一就是 文件控制

把你们现在的问题写明白，召集管代开会，共同讨论 修订 文件控制程序，

再次发放、培训、跟踪执行。

1192363978

文件生版的有个流程和策略，所有文件从0到1，肯定的有个整体流程，然后从1到100，是持续改进，你先确定好我整体上线要达到什么目的，不要想着一次性解决所有问题，等整体上线，如文件存在格式，字体问题，你走个勘误流程不用生版或私自替换，如果要改执行程序，那也得按照流程走，再开始之前需要进行风险评估，决定采取什么策略，采取什么措施，达到什么水平，是否可控，就算出了问题风险是否可接受。不要老想着一次性解决所有问题，改不完的

举个栗子，别吃

我们新开始的时候，都是要定期开会，差不多每周一次，过文件的事情，同步一下文件，如果接受的话，开一个共享盘，处理文件的相关人员在共享盘上线上修改更新，等到后面稳定下来，成熟之后再关掉共享，由文控再专门负责，毕竟特殊时期特殊处理

快乐ccz

各部门自行修订、替换文件属于文控程序执行不到位吧，规定一下只有文控盖受控章发放的文件才算正式生效文件，各部门想改就要走修订流程

哇偶！

交纸质版文件的同步交电子版，修改时从QA处领电子版改

cencen

以上回复都收到了，谢谢大家的建议和提供的想法。

豚鼠

使用文件管理系统吧

天行健ttv

管代质量体系，文控QA---文件控制程序，各部门按照部门需求修订部门内部文件，QA签发管理，及时更新体系文件，纸质档唯一性，多余的及时作废处理。定期总结汇总更新。

常想一二d8e

增加QA只能解决燃眉之急。PDCA没策划好，策划一下定期汇总问题点，组织会议、文件评审和安排日程，统一作修改和发布；最好能建立一个共享服务器，按职责分配阅读、复制和修改的权限，减少重复的文件和版本混乱。

抱琴揽风

设置文控或体系QA，所有的文件和记录统一由文控对外发布或者上一套文档管理系统，确保文件编号和版本号能够追溯和可控。除了纸质版文件之外，电子版文件也应当统一受控。

AUTOZAI

文件管理要规范，不能纵容各部门随意乱改。

天涯一剑

缺少有经验的人来管理

ceq518

有时只给纸质版，电子版不一定会同步给质量部的……问题的关键就在这里，不同时交，这可不行------特别是更改了内容，想简单了事，省去回收发放手续，版本号也不升级的，有时改了又改回去等等，难免就混乱了。最好的就是规定，纸质电子同时交，在收到电子版后备注个日期，定期及时替换原版。先期文件管理很麻烦，文件多，管理员不可能挨个去核对啊，负责起草的在递交文件时先要做好控制。

15857667220

首先你们要给大家培训，让大家都知道正常的操作流程，其次要有QA文控来对接这个事情，同步体系规范受控，起草的及时签发，生效的及时下发，需要修改的要统一要文控这边拿最新版，升级后的版本要及时发给文控管理，慢慢的就做规范了