用项目管理思维处理大小事

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本文选自王艳姣老师的《用项目管理思维做验证》

王艳姣——制药企业验证工程师，毕业于中国药科大学药学院，无菌药品五年的质量工作经验，对建立生物制品工艺验证体系、清洁验证体系、技术转移体系的建立和具体实施有较深的经验和认知。

一个成功的项目不是一蹴而就的，项目经理完成一个项目时，头脑中需要浮现一个规划线，这就是我们所说的项目管理思维。

无论你是需要开发一个产品还是策划一场活动，当你在面对生活与工作中事物时以项目管理的方式来处理，其实你拥有的就是项目管理思维。

那怎么才算是项目管理思维呢？

小编今天就带你捋一捋项目管理思维的步骤~

第一步：制定目标

在开始着手一个项目时，首先要明确目标，项目的目标应该是创造出独特的产品、服务或成果。

要想一个项目顺利达成预定目标，必须要明确分工、责任到人。所以，项目管理思维通常会让人们在面对复杂事务时，先聚集目标，思考清楚完成这件事产生出来什么样的产品、服务或成果才算达成了目标。

可以参考使用SMART原则：

S：代表具体（Specific）

M：代表可度量（Measurable）

A：代表可实现（Attainable）

R：代表相关性（Relevant）

T：代表有时限（Time-bound）

第二步：系统性思维分解工作

基于制定目标实施具体工作的基础上，需通过系统性的思考来认知完成项目的整体步骤。对整个项目进行系统认知，进行分阶段和步骤，将其分解成一个个有产出成果的任务，并且在整个过程中可以随时地监控完成进展和状态。

通过系统性思维分解工作，有全局观、整体观的系统性管理思维，有助于把握整个项目活动的进度和内容，从多维度动态地综合考虑问题。经过系统性的思考，将达成目标需要的工作进行分解,定义工作的范围，划分阶段和任务层级，让每个分解的任务呈现可监控的状态，并且有可交付的成果。

在项目管理专业领域，一般常用WBS（工作分解结构）来描述和呈现这一思维的过程和成果。

第三步：制定计划

当我们想要促成一件事的时候，通常在脑海中需做简单的规划。所谓心动不如行动，行动不如谋定而后动，有策略有计谋的实施某件事情，实施的效率将大大的提升。制定计划可以做一个Excel表格，可以写一个便签贴在明显处，也可以绘制一张精良的甘特图。

计划中应包含项目中各事项的负责人、计划开始时间和结束时间、预计完成的时限、事项的状态、具体到每一天的验证项目实施的时间更新。

总之，你需要一个计划让你随时得到事件的进展和预计完成时间，在工作中可以根据计划对紧急事件进行优先排序。在一件待解决的事情面前，有意识地先去制定计划，是项目管理中很重要的一种思维方式。

第四步：考虑风险

每一件你要完成的事情，都有或多或少的因素导致你可能无法完成，或者完成的时间、质量、成本等等无法达到满足目标要求，这些因素就是你需要考虑的风险。拥有风险意识，可以让你做事时能提前进行风险规避、应对措施和心理准备，提高达成目标的成功率和调整对于结果的心理预期。

关于风险的考虑，

可以很宏观，例如验证活动中各国法规指南的差异性分析;

可以很复杂，例如工艺方法、清洁方法摸索过程中的技术风险分析;

可以很细微，例如无菌工艺模拟试验过程中任何一个有可能引入污染的动作都应该被评估其风险程度;

也可以难以掌控，基于现有经验和对产品理解进行风险评估，但过程中也可能出现未被识别的风险点，或给出的建议措施可能失效。

第五步：团队协作与有效沟通

解决一件复杂的事情，需要团结参与其中的所有人来共同努力。首先要能明确团队成员之间基于任务的责任矩阵，让整个团队责权明晰;其次，完成自己任务的同时，还能协助团队里的其他人完成任务。

沟通的重要性不言而喻。一群人相互之间想要做到有效沟通，通常要能达成三点:

1）我能随时从团队其他成员那里获取我想要的信息;

2）我提供的信息能随时传达到可能需要的团队其他成员那里去;

3）尽可能消除或减少信息在成员之间的中转。

就像一个互联网产品的诞生需要产品经理、设计师、工程师的紧密协作一样，一场成功的新闻发布会离不开主办方、承办方、嘉宾和媒体的共同策划、组织与配合，一次家庭聚会的成功组织离不开亲朋好友的积极参与和相互支持，团队协作与有效沟通从始至终都发挥着不可替代的作用。

第六步：善于总结

善于总结，可以帮助你沉淀工作经验和生活阅历。

以一个实践的研发项目为例，每一个研发的迭代周期结束时整个团队会召开阶段性的回顾会议，用来总结在这次迭代中有哪些是团队做得好或者不好的地方，好的地方号召大家以此为榜样，在以后的工作中继续保持;不好的地方要吸取教训，避免以后再次发生。

生活中也是一样，每次三五亲朋好友的家庭聚会后，细心的主人会总结今天哪一道菜最受欢迎，下次聚会时分量可以增加一些;哪位朋友迟到了，下次聚会得重点提醒来早一些;可以向哪位朋友请教游戏的技巧，下次聚会可以让自己的表现让大家眼前一亮。

在面对问题时能够制定目标，通过系统性思维来分解工作、制定计划，促进团队协作和有效沟通，考虑风险并且善于总结，这些项目管理思维可以让你切实地从中受益。

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