有关文件批准生效和发放回收销毁的问题

蜗牛爬爬 · 发表于 2019-10-12 09:22:09

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请问各位我公司规定文件批准后10天生效批准之后发放那这样的话在新文件生效前，就会有新版和老版两套文件共存了那会不会对操作造成混淆

WR257587 · 发表于 2019-10-12 10:58:22

还是要提前发放生效文件。如果涉及到记录，生效当天发放记录可能来不及准备

lreo1 · 发表于 2019-10-12 09:30:32

理论而言，文件批准之后需要培训，培训有效且合格后生效，生效之后才能正式使用。像你们这种批准后直接发布也是可以，但是发布新文件时，难道不将旧文件回收吗？

huihuanqing · 发表于 2019-10-12 09:35:04

你发放新文件的同时，就要收回旧的文件了啊

meiya · 发表于 2019-10-12 09:38:00

lreo1 发表于 2019-10-12 09:30
理论而言，文件批准之后需要培训，培训有效且合格后生效，生效之后才能正式使用。像你们这种批准后直接发布 ...

有时间差，新文件发放时还没生效，旧文件还没失效。

maone · 发表于 2019-10-12 09:57:32

为啥批准后还有一个生效间期，10天也太长了，文件上不上有实施日期的吗，假如10号实施，批准完全可以前两天，等到了实施日期当天，发放新文件，同时回收旧文件，版本不至于混淆吧。

xqliu · 发表于 2019-10-12 10:09:13

新文件是用于培训的，不应该出现在岗位上。

蜗牛爬爬 · 发表于 2019-10-12 10:26:27

huihuanqing 发表于 2019-10-12 09:35
你发放新文件的同时，就要收回旧的文件了啊

新文件还没有生效旧文件回收了之后执行什么文件

蜗牛爬爬 · 发表于 2019-10-12 10:28:05

maone 发表于 2019-10-12 09:57
为啥批准后还有一个生效间期，10天也太长了，文件上不上有实施日期的吗，假如10号实施，批准完全可以前两天，等到了实施日期当天，发放新文件，同时回收旧文件，版本不至于混淆吧。

我也是这样理解的但是培训的时候就只能用母版文件来培训了

蜗牛爬爬 · 发表于 2019-10-12 10:29:27

lreo1 发表于 2019-10-12 09:30
理论而言，文件批准之后需要培训，培训有效且合格后生效，生效之后才能正式使用。像你们这种批准后直接发布也是可以，但是发布新文件时，难道不将旧文件回收吗？

文件有一个生效期发放的时候还没生效旧文件不能回收吧

蜗牛爬爬 · 发表于 2019-10-12 10:31:13

xqliu 发表于 2019-10-12 10:09
新文件是用于培训的，不应该出现在岗位上。

所以就是培训时用母版文件培训文件生效当日再进行分发和回收是吗

maone · 发表于 2019-10-12 10:36:24

蜗牛爬爬发表于 2019-10-12 10:28
我也是这样理解的但是培训的时候就只能用母版文件来培训了

培训的话，内容是新版文件的内容，不要加版本号实施日期等内容，作为一个草稿资料是否可以

lreo1 · 发表于 2019-10-12 10:36:31

蜗牛爬爬发表于 2019-10-12 10:29
文件有一个生效期发放的时候还没生效旧文件不能回收吧

可以回收啊，又或者你们可以规定试行期（发布之后生效之前）可以新旧一起啊，文件规定好就行

lreo1 · 发表于 2019-10-12 10:37:31

meiya 发表于 2019-10-12 09:38
有时间差，新文件发放时还没生效，旧文件还没失效。

无法消除的矛盾只能通过管理来解决

zp_27 · 发表于 2019-10-12 10:49:25

管理方面的问题，看你们公司是QA是在文件生效当天发放新版本、同步回收旧版本和新版本培训记录，还是授权给了车间的文件二级管控，如果是前者就没啥事了，如果是后者需要车间自己管控新文件在生效当天发放现场指导

WR257587 · 发表于 2019-10-12 10:55:38

各部门文件管理员处暂存，文件生效当天替换掉旧版文件

凤舞 · 发表于 2019-10-12 10:57:16

个人觉得：责任到人，新文件发放用于培训，暂不进入岗位，待生效后进行替换，收回旧版文件进行销毁，新文件没有生效前，旧版文件仍然是有效的。

WR257587 · 发表于 2019-10-12 11:24:58

凤舞发表于 2019-10-12 10:57
个人觉得：责任到人，新文件发放用于培训，暂不进入岗位，待生效后进行替换，收回旧版文件进行销毁，新文件 ...

新文件没生效，只能按照旧版文件实行。培训文件不填生效日期，且加上水印，就可以区别

小能手 · 发表于 2019-10-12 11:36:13

10天就是给大家一个缓冲期，在这个阶段可以进行归纳整理培训等工作，正式文件下发前应该将旧版文件由文件管理员统一收缴进行更换，并办理相关手续。

一百八1 · 发表于 2019-10-12 11:57:14

文件页眉上加上文件版本号和生效日期就不会混淆了啊，新文件生效时旧文件全部收回就行，关键你们文件批准之后十天生效这个时间是不是定的太死了，新文件都是要培训的，这十天确定可以培训完？

[质量保证QA] 有关文件批准生效和发放回收销毁的问题