求高人指点简单易行的使用记录的发放方法

清风明月挠我心 · 发表于 2017-12-12 10:33:15

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本人刚从QC调到QA，现在担任文件QA，现在遇到的问题是：每个月要发好几百甚至上千张的各种使用记录，主要是洁净区的，库房的，QC的每月的各种使用记录特别多。批记录和批检测记录还好说，每份批记录盖一个发放章，然后在相应位置写上发放人及发放日期就行。对于单张的各种使用记录来说，每张上都要盖一个发放人及发放日期的章，然后写上发放人及日期。这种单张记录发个几十张还可以，几百张甚至上千，工作量就太大了，我感觉我天天在干这种没有意义的工作，一点工作激情都没有了。求高人指点一个能减少工作量又不出错的发放这种文件的法子，谢谢！

冷血无情 · 发表于 2017-12-12 10:36:08

想想为啥会有那么多的单张记录全都替掉了原来的呢
如果不是那就统统成本

冷血无情 · 发表于 2017-12-12 10:36:21

想想为啥会有那么多的单张记录全都替掉了原来的呢
如果不是那就统统成本

zysx01234 · 发表于 2017-12-12 10:37:44

记录，除了批记录为主要的，其他的记录稍微次要点，主要记录是要每页盖章且封面写核对无误与发放人，次要记录只要每页盖受控章和或受控编号，不需要写发放人了。不过每种记录要有单独的发放登记表。

套路 · 发表于 2017-12-12 10:47:06

按本发放

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清风明月挠我心 · 发表于 2017-12-12 10:49:21

冷血无情发表于 2017-12-12 10:36
想想为啥会有那么多的单张记录全都替掉了原来的呢
如果不是那就统统成本

每个文件下边都有相应的使用记录，例如：库房温湿度记录，就是两页纸，按月发放，每月发两页，像这种单张的使用记录特别多，因为文件很多。要成本发的话，可以只针对一些用的多的修改成成本发放，用的少的还按张发放可以吗？要是都修改成按本发放的话，要修改的记录太多了。

清风明月挠我心 · 发表于 2017-12-12 10:50:25

zysx01234 发表于 2017-12-12 10:37
记录，除了批记录为主要的，其他的记录稍微次要点，主要记录是要每页盖章且封面写核对无误与发放人，次 ...

这个感觉靠谱，谢谢！

zysx01234 · 发表于 2017-12-12 10:52:39

清风明月挠我心发表于 2017-12-12 10:49
每个文件下边都有相应的使用记录，例如：库房温湿度记录，就是两页纸，按月发放，每月发两页，像这种单张 ...

库房记录可以变为一本，把一年的张数考虑进去，自己设计个封面就行。

这样就只发一次，每个库房一本。

清风明月挠我心 · 发表于 2017-12-12 11:15:19

zysx01234 发表于 2017-12-12 10:52
库房记录可以变为一本，把一年的张数考虑进去，自己设计个封面就行。

这样就只发一次，每个库房一 ...

恩，谢谢！

山顶洞人 · 发表于 2017-12-12 11:33:36

上策：建议老板，无纸化办公，节约成本。
中策：整个自选超市，自拿自取，考虑外包印刷。
下策：除了批记录包括检验记录，其它随他们去！

冷血无情 · 发表于 2017-12-12 12:12:34

清风明月挠我心发表于 2017-12-12 10:49
每个文件下边都有相应的使用记录，例如：库房温湿度记录，就是两页纸，按月发放，每月发两页，像这种单张 ...

每月2页一年24页一年用一本不就好了而且不止一个库。。。

h4369323 · 发表于 2017-12-12 12:34:02

多找几个人做，我之前公司文件比你的多的多，所以每个部门设置一个文件管理员，分担工作

清风明月挠我心 · 发表于 2017-12-12 16:36:17

山顶洞人发表于 2017-12-12 11:33
上策：建议老板，无纸化办公，节约成本。
中策：整个自选超市，自拿自取，考虑外包印刷。
下策：除了批记 ...

我好想选下策

，这样真的可以吗？

清风明月挠我心 · 发表于 2017-12-12 16:41:49

h4369323 发表于 2017-12-12 12:34
多找几个人做，我之前公司文件比你的多的多，所以每个部门设置一个文件管理员，分担工作

说出来估计你都不会相信，全公司就我一个管文件的，还要兼顾部门培训和计量校验。我感觉我哪个做的都不好。我现在就尽量想办法让工作简化。要不然经常顾东顾不了西。

honker · 发表于 2017-12-12 16:50:16

zysx01234 发表于 2017-12-12 10:37
记录，除了批记录为主要的，其他的记录稍微次要点，主要记录是要每页盖章且封面写核对无误与发放人，次 ...

和我们差不多

h4369323 · 发表于 2017-12-13 08:38:39

清风明月挠我心发表于 2017-12-12 16:41
说出来估计你都不会相信，全公司就我一个管文件的，还要兼顾部门培训和计量校验。我感觉我哪个做的都不好 ...

能者多劳，国内一些公司就是这样

试着优化下流程吧，我们公司就经常优化

山顶洞人 · 发表于 2017-12-13 16:05:56

清风明月挠我心发表于 2017-12-12 16:36
我好想选下策，这样真的可以吗？

当然可以，其它次要记录，可以发布PDF版，由各部门自行打印，做好版本管理就行了。

管人理事123 · 发表于 2018-6-4 20:02:00

1.除批记录以外的记录，给每个部门发一个盖红章的样本，由每个部门的文件管理员按月、季度、本年、年使用数量复印，装订成一本；
2.去QA盖上流水号，QA登记台账，即可。

[文件系统] 求高人指点简单易行的使用记录的发放方法

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