关于文件发放回收等管理

beiwei5du

各位，
大家有没有使用ERP（进销存）的，同时将文件管理（颁布、分发、回收、销毁、版本追溯等管理）做进ERP（进销存）中，即将文件当做物料进行发放，实时监控和受控？大家的文件管理是怎么做的呢？？有没有好的方法推荐，是否能够详解一下。

可以将：
物料代码定义为文件编号
物料名称定义为文件名称
批号定义为版本号
.......

这样对于文件的版本（物料基础信息），发放（领料），销毁（销毁处理），回收（退货）等等及时的实时在线管理。

beiwei5du

最近想通过这种方式将公司的库存（原辅料、五金）和文件管理坐进去，一个简单的金蝶ERP kis就几万块钱呢！但是效率就会大大增加！而且也不会有很多出错的问题，电脑系统自动有记录（可能要设计到计算机验证），同时主要的将库存信息能够及时反馈，便于库存管理。

beiwei5du

请问你们的表单，台账都受控嘛？？？有两种情况，比如偏差报告单，是发放前就编号受控，还是偏差报告单填写完后上交后再受控？？？

wanggui_929

这个真还没这样做过...........

Enjoy

文件发放也进入ERP，这个就看你们遵守的信心了~~~~

jiuchongtian

以我对ERP的感受，文件管理做进系统去，你的麻烦不止一点了。首先，每种文件的发放份数是会根据需要变化的，你需要经常修订你的BOM单去适应这种变化；第二，文件并不适合按照库存去管理，它本是是一种软性的东西，比如说，你新起草一份文件，必须首先要在系统里给编码，这个没问题，然后确定发放部门和份数，给每个部门的人员给相应的权限，或者只是文件管理人员有权限，然后发放的时候根据权限进行分单、审批，然后叫人来领或者你去挨家挨户发放，然后签字呢？是不是还需要签到纸质上？也就是说其实你的文件库里没有库存的，你可能只需要记录一下文件发放的份数，文件的编码，回收的份数，版本号，等等这些信息，excel就足够了。ERP是需要完全标准化的，而文件管理要完全标准化流程化其实是很难的。供参考。

beiwei5du

jiuchongtian 发表于 2015-6-3 13:39
以我对ERP的感受，文件管理做进系统去，你的麻烦不止一点了。首先，每种文件的发放份数是会根据需要变化的， ...

其实我不用BOM单的，因为我没有用生产模块，我只使用仓储管理这个模块（也就是简单的进销存）；
excel是可以的，但是加入进ERP可能实现了审批的流程化，而不用到处跑腿了，同时实现了文件的相关信息的实时管理（随时统计）的功能；
确实存在着ERP标准化的东西，不知道二次开发是否方便；
根据我个人以前使用金蝶K3，金蝶KIS的经验，实现应该没有问题的，就是将文件的管控按照物料的管控进行管理。具体我需要和ERP的方面沟通，其实有这个想法，主要起于我们可能会用简单的ERP仓储模块或者进销存小软件，如果能将文件管理也加入进去（免去购买专门的文件管理系统），实现文件的实时更新和防止遗漏，那再好不过了。

beiwei5du

Enjoy 发表于 2015-6-3 13:31
文件发放也进入ERP，这个就看你们遵守的信心了~~~~

只是一个想法！平时我们感觉文件管理员发放文件较多（SOP，SMP，表单、台账等等），每一个都做一个发放台账表，大量纸质文件发放台账，不便于统计，回收受控文件不及时等等。同时我们在申请纸质版时，签字部门较多，跑腿较多，为什么不可以将这些文件作为“物料”发放，然后在ERP做条件筛选，实时了解最新文件的情况（发放到哪个部门？受控文件是否回收？过时版本是否全部收回或销毁？哪个部门领用了多少文件？领了哪些文件......)

Enjoy

beiwei5du 发表于 2015-6-3 16:21
只是一个想法！平时我们感觉文件管理员发放文件较多（SOP，SMP，表单、台账等等），每一个都做一个发放 ...

可以试试看啊，有结果了来跟大家秀一秀~

wangyongmei889

太复杂了吧

jiuchongtian

beiwei5du 发表于 2015-6-3 16:19
其实我不用BOM单的，因为我没有用生产模块，我只使用仓储管理这个模块（也就是简单的进销存）；
excel是 ...

实践出真知吧，ERP毕竟对于国内企业来说是个新东西。