【求助】请教各位，体系文件和所属记录表格的版本，如何关联？

xqliu

我们是关联的。

fay1256

xqliu 发表于 2017-6-14 07:42
我们是关联的。

文件和记录的编号关联？那出现过我遇到的这种问题吗？

abcd8848

fay1256 发表于 2017-6-13 14:31
文件编制制度里面没提到文件和记录表格的版本对应的问题啊~常规来讲应该怎样做呢？

记录和文件保持起始编号一致在增加记录编号

werewolfman

记录只索引文件号，不索引版本号，文件号不变。

xqliu

fay1256 发表于 2017-6-14 15:44
文件和记录的编号关联？那出现过我遇到的这种问题吗？

一并修订。

fay1256

xqliu 发表于 2017-6-15 17:06
一并修订。

嗯嗯，这样就是修订的工作量会大些，方便管控。我们现在成了两个系统，乱得很~

fay1256

abcd8848 发表于 2017-6-15 11:48
记录和文件保持起始编号一致在增加记录编号

我们也是这样做的，记录的编号就是在文件的编号基础上增加了记录的编号，我困惑的是版本号问题，文件和记录一致，还是文件和记录都单独分开，两种情况都各有利弊。

fay1256

werewolfman 发表于 2017-6-15 12:56
记录只索引文件号，不索引版本号，文件号不变。

您说的是记录不设定版本号吗？那记录的修订没法体现历史痕迹了啊~

werewolfman

fay1256 发表于 2017-6-16 09:53
您说的是记录不设定版本号吗？那记录的修订没法体现历史痕迹了啊~

记录不是不设定版本号，是索引。

fay1256

werewolfman 发表于 2017-6-16 11:05
记录不是不设定版本号，是索引。

不太懂索引记录的方式，个人理解是方便归档和查找管理。我是想找种方法使文件和记录能够一一对应，然后确保记录使用现行有效版本。

上尉

文件和记录作为整体，有升版就一起变更升版

werewolfman

fay1256 发表于 2017-6-16 13:29
不太懂索引记录的方式，个人理解是方便归档和查找管理。我是想找种方法使文件和记录能够一一 ...

记录走单独编号，版本号，索引对应文件的编号。

fay1256

上尉 发表于 2017-6-16 14:11
文件和记录作为整体，有升版就一起变更升版

嗯嗯，升版肯定都一起升版，就是不同次数的小修订就导致了我们现在文件和记录的版本号对应不上。。。。

fay1256

werewolfman 发表于 2017-6-16 14:17
记录走单独编号，版本号，索引对应文件的编号。

哦哦，懂了~谢谢~这样能保持文件和记录的关联对应~方便文件和记录档案管理~那对于现行有效版本的记录您那儿是怎么受控管理呢？

werewolfman

fay1256 发表于 2017-6-16 14:25
哦哦，懂了~谢谢~这样能保持文件和记录的关联对应~方便文件和记录档案管理~那对于现行有效版本的记录您那 ...

空白文件受控发放，用的时候复印。复印计数受控。

fay1256

werewolfman 发表于 2017-6-16 14:48
空白文件受控发放，用的时候复印。复印计数受控。

嗯嗯，谢谢~我们也借鉴您的方法，修订一下受控的方式~十分感谢！

abcd8848

fay1256 发表于 2017-6-16 09:53
您说的是记录不设定版本号吗？那记录的修订没法体现历史痕迹了啊~

版本号不和编号编一起的，肯定有版本号的

fay1256

abcd8848 发表于 2017-6-17 14:24
版本号不和编号编一起的，肯定有版本号的

没太明白版本号不和编号一起，是分别管理吗？

优优莜

fay1256 发表于 2017-6-13 17:19
受教，谢谢~文件和记录作为整体，这样受控管理应该就不会乱，就是修改记录的话会比较麻烦？ ...

修改记录不麻烦的，记录编号中不体现文件的版本号。

fay1256

优优莜 发表于 2017-6-20 08:34
修改记录不麻烦的，记录编号中不体现文件的版本号。

是说记录对应文件只体现记录的编号，不体现版本号么？我感觉，如果随意修订记录的话不太好管控啊~