【求助】请教各位，体系文件和所属记录表格的版本，如何关联？

fay1256 · 发表于 2017-6-13 14:22:37

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RT：【求助】请教各位，体系文件和所属记录表格的版本，如何关联？
求教各位大神，目前我们的体系文件会涉及到版本有点儿乱的问题，就是文件修改版本号升版之后，所属记录表格没有变化，记录表格的版本号不变吗？可规定它的文件版本变了啊~另外还有中情况，就是单独修改了文件下的记录表格，表格版本变化，规定它的文件也需要修改版本号吗？
总之就是我没搞明白文件和所属记录表格各自版本的关联性问题，所以向各位大神求教~

大草原制药人 · 发表于 2017-6-13 16:57:06

做的最好的是文件和记录算一个整体；所以任何有变则整体长版，文件和对应记录版是对应的。

abcd8848 · 发表于 2017-6-13 14:29:36

你的文件编导怎么写的怎么做，

fay1256 · 发表于 2017-6-13 14:31:59

abcd8848 发表于 2017-6-13 14:29
你的文件编导怎么写的怎么做，

文件编制制度里面没提到文件和记录表格的版本对应的问题啊~常规来讲应该怎样做呢？

平淡是真 · 发表于 2017-6-13 14:37:27

我们记录文件有自己的编号规则，可以修改记录，其文件编号末尾升级，而原文件编号不变。

fay1256 · 发表于 2017-6-13 14:39:19

平淡是真发表于 2017-6-13 14:37
我们记录文件有自己的编号规则，可以修改记录，其文件编号末尾升级，而原文件编号不变。

您的意思是说，记录是另外的编号，不是沿用文件编号下来的？所以不管哪个修订了，就更改哪个的版本号？

zjfychzhp1998 · 发表于 2017-6-13 14:53:26

我们公司SMP、SOP、STP所产生的记录的编号与该文件的编号无关联，不会有楼主这样的困惑。

fay1256 · 发表于 2017-6-13 14:57:33

zjfychzhp1998 发表于 2017-6-13 14:53
我们公司SMP、SOP、STP所产生的记录的编号与该文件的编号无关联，不会有楼主这样的困惑。

嗯嗯，看来只有我有这种困惑了，我们的编号规则就存在BUG~受教了~谢谢楼上各位！感谢~

平淡是真 · 发表于 2017-6-13 15:11:33

fay1256 发表于 2017-6-13 14:39
您的意思是说，记录是另外的编号，不是沿用文件编号下来的？所以不管哪个修订了，就更改哪个 ...

是的，记录有自己的编号

fay1256 · 发表于 2017-6-13 15:49:58

平淡是真发表于 2017-6-13 15:11
是的，记录有自己的编号

嗯嗯，明白了，谢谢！

fay1256 · 发表于 2017-6-13 17:02:27

嗯嗯，可做为整体的话，记录或者文件稍有变动就得整体修订版本吧？

平淡是真 · 发表于 2017-6-13 17:06:10

fay1256 发表于 2017-6-13 17:02
嗯嗯，可做为整体的话，记录或者文件稍有变动就得整体修订版本吧？

应该是这样的，所以一般都不会给一个号

fay1256 · 发表于 2017-6-13 17:19:29

平淡是真发表于 2017-6-13 17:06
应该是这样的，所以一般都不会给一个号

受教，谢谢~文件和记录作为整体，这样受控管理应该就不会乱，就是修改记录的话会比较麻烦？需要连文件的版本一起修订

puretong · 发表于 2017-6-13 17:21:49

可以有关联就是很麻烦，这样你更新sop什么的，那之前的所有的表格的版本号也会更新，就是很麻烦。
可以设置成无关联的，但是所有的疾苦表格的版本号要统一啊，不能有01的还有02的

renjia · 发表于 2017-6-13 17:22:55

我同意@大草原制药人的观点，如果文件和记录本身分开，你所说的关联性又在哪里了，你的管理就是两条路线，记录本身就是文件的延续，所以最好通过编号关联起来，记录作为文件的一部分，那么文件正文修订升级还是记录升级，版本号都是统一的。

fay1256 · 发表于 2017-6-13 17:26:43

puretong 发表于 2017-6-13 17:21
可以有关联就是很麻烦，这样你更新sop什么的，那之前的所有的表格的版本号也会更新，就是很麻烦。
可以设 ...

我们就是文件下再增加一个编码来体现记录的编号，然后修订文件和修订记录又分别生成了版本号，管管就乱掉了~特别崩溃~

puretong · 发表于 2017-6-13 17:27:58

fay1256 发表于 2017-6-13 17:26
我们就是文件下再增加一个编码来体现记录的编号，然后修订文件和修订记录又分别生成了版本号 ...

弄那么多编号干嘛，能少弄就少弄，省的查的时候都是问题

fay1256 · 发表于 2017-6-13 17:28:30

renjia 发表于 2017-6-13 17:22
我同意@大草原制药人的观点，如果文件和记录本身分开，你所说的关联性又在哪里了，你的管理就是两条路线， ...

我也觉得文件记录一体比较容易管理，毕竟使用文件和记录要多余修订。但是我们现在的体系再修订文件管理模式估计很费劲

fay1256 · 发表于 2017-6-13 17:33:24

puretong 发表于 2017-6-13 17:21
可以有关联就是很麻烦，这样你更新sop什么的，那之前的所有的表格的版本号也会更新，就是很麻烦。
可以设 ...

我们现在就属于记录和文件没什么实质性关联，尽管记录是沿用文件的编号再加编码，可多次修订的记录就是会产生01.02，甚至03的版本，这种情况多了的时候，我就觉得很不好管理现行有效版本

fay1256 · 发表于 2017-6-13 17:34:20

puretong 发表于 2017-6-13 17:27
弄那么多编号干嘛，能少弄就少弄，省的查的时候都是问题

历史遗留问题，文件管理制度已经都修改了几次了，还是没根本性解决问题~

[文件系统] 【求助】请教各位，体系文件和所属记录表格的版本，如何关联？

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