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档案数据硬磁盘离线存储管理规范（征求意见稿）
ICS 01.140.20 A 14 备案号： DA 中华人民共和国档案行业标准 DA/Tⅹⅹ—ⅹⅹⅹⅹ
档案数据硬磁盘离线存储管理规范 Hard disk file data off-linestorage management specification （征求意见稿） XXXX-XX-XX发布 XXXX-XX-XX实施 国家档案局发布 前 言 本标准按照GB/T1.1-2009给出的规则起草。 本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位：国家档案局档案科学技术研究所、浙江省档案局、北京汉龙思琪数码科技有限公司。 本标准主要起草人： 档案数据硬磁盘离线存储管理规范
1范围本标准规定了利用硬磁盘进行档案数据离线存储的技术和管理要求。 本标准适用于利用硬磁盘进行档案数据离线存储的操作和管理。 2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 12628—2008 硬磁盘驱动器通用规范 GB/T 18894—2016 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 15—1995 磁性载体档案管理与保护规范
3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。 3.1自我监测、分析及报告技术self-monitoring analysis and reportingtechnologyS.M.A.R.T.（缩写词）S.M.A.R.T.（abbreviation）用于监控硬磁盘完好状况和报告潜在问题的技术规范。通过硬磁盘上的监测指令和主机上的监测软件，监控硬磁盘的磁头、盘片、马达、电路的运行情况、历史记录等各种状态信息，并与预设的安全阈值进行比较、分析。当出现安全阈值范围以外的情况时，可以向用户发出警告。 3.2氦气硬盘 helium-filled hard disk drive内部填充氦气的硬磁盘，可以通过减少气体对盘片的阻力来降低硬磁盘的工作温度与能耗，提升硬磁盘的环境适应性。 3.3磁头启停次数load/unloadcycles硬磁盘的磁头可以正常启停的最大循环次数。 3.4平均故障间隔时间mean time between failures；MTBF硬磁盘的发生故障的平均时间间隔，可以用来衡量硬磁盘的可靠性水平。 3.5硬磁盘专用存储设备hard disk drive storage device进行档案数据离线存储的硬磁盘存储设备，具有外壳安全防护、定期加电、定期检测、数据写保护等硬磁盘智能管理功能，以实现对硬磁盘的安全保存。
4 总则4.1 可利用硬磁盘以及相关设备进行档案数据离线存储，以实现其安全保存和有效利用。 4.2 档案部门应结合工作实际，统筹制定利用硬磁盘进行离线存储的工作规划。各环节均应有原始工作记录。 4.3 应加强档案数据硬磁盘离线存储的安全管理，采取必要的技术手段，对全过程实行监控，确保档案数据的安全。 4.4 利用硬磁盘进行档案数据的多套离线存储时，应避免使用同一品牌、同一批次的硬磁盘。4.5 涉密档案应按照国家有关规定执行。
5 硬磁盘的选择5.1 基本要求5.1.1 硬磁盘的技术要求应符合GB/T 12628—2008的规定。 5.1.2 在高海拔、高温、高湿、多尘等恶劣环境条件下，宜使用氦气硬盘进行档案数据离线存储。 5.2 可靠性要求5.2.1 磁头启停次数（load/unloadcycles）硬磁盘的磁头启停次数应不少于300000次。该技术指标可以通过查阅硬磁盘的技术说明书获得。 5.2.2 平均故障间隔时间（MTBF）硬磁盘的平均故障间隔时间应不少于800 000h。该技术指标可以通过查阅硬磁盘的技术说明书获得。 5.3 外观5.3.1 硬磁盘表面不应有明显的凹痕、划伤、裂缝、变形等，表面涂镀层不应起泡、龟裂和脱落，金属零部件不应有锈蚀及其他机械损伤。 5.3.2 连接器无损坏现象，插拔容易，其他零部件应紧固无松动。 5.3.3 说明功能的文字、符号及功能显示应清晰端正。
6 档案数据存储6.1 数据组织应统一规划档案数据在硬磁盘中的存储结构，可依据档号等标识符构成要素逐级建立文件夹，按一定规则将其分类集中存储。 6.2 数据写入6.2.1 应对硬磁盘进行恶意代码检测，检测合格的硬磁盘方可进行档案数据写入。 6.2.2 档案数据写入后应对硬磁盘进行写保护控制。6.2.3 档案数据写入后可利用相关技术和方法对硬磁盘存储的数据进行可读性检测和完整性检测。6.3 制作标签6.3.1 对硬磁盘进行规范管理，按照规则编制硬磁盘编号。 6.3.2 应制作硬磁盘标签，标签内容包括硬磁盘编号、档号范围、制作时间、保管期限、密级等信息。 6.3.3 利用硬磁盘进行多套离线存储时，应在标签上标识套别。 6.4 工作记录登记6.4.1 档案数据写入硬磁盘后应及时进行工作记录登记，登记内容包括：硬磁盘编号、套别、档案数据情况（范围、数量、大小等）、硬磁盘情况（品牌、型号、序列号、容量、购置时间等）、设备品牌型号、备份应用软件、制作时间、制作人、检验人、备注等。6.4.2 应对档案数据硬磁盘离线存储的管理活动进行登记，登记内容参见GB/T 18894—2016的表A.2。
7 异地运输7.1 硬磁盘在运输过程中应避免雨雪或液体直接淋袭和机械损伤。7.2 宜使用具备防潮、防尘、防震、防雨淋等防护功能的专用容器或专用设备运输硬磁盘，防止硬磁盘在运输过程中受损。7.3 运输过程中尽量避免直接拿取硬磁盘。如必须拿取，应夹住硬磁盘两侧拿取，严禁接触电路板部分。7.4 硬磁盘运输过程中应避免挤压、堆叠、碰撞。
8 保管8.1 移交8.1.1 进行档案数据离线存储的硬磁盘应及时移交，并履行交接手续。8.1.2 应对硬磁盘进行恶意代码检测，检测合格的硬磁盘方可移交。8.1.3 应采用符合S.M.A.R.T.规范或硬磁盘生产厂商专用检测规范的专业硬磁盘检测软件对硬磁盘进行检测，工作状态正常的硬磁盘方可移交。8.1.4 可利用相关技术和方法对硬磁盘存储的档案数据进行可读性检测和完整性检测。 8.1.5 检测完成后需及时记录检验结果。 8.2 保存环境要求8.2.1 进行档案数据离线存储的硬磁盘应存放在机房或档案库房，放置于稳固位置或配备硬磁盘专用存储设备。 8.2.2 硬磁盘专用存储设备应具有外壳安全防护功能。 8.2.3 硬磁盘的保管环境的温度范围为15℃～27℃；相对湿度的范围为40%～60%。 8.2.4 硬磁盘应远离强磁场、强热源及有害气体进行存放。 8.2.5 硬磁盘的保管环境具体要求见DA/T 15—1995。 8.2.6 硬磁盘保管场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防尘、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。 8.2.7 应合理规划、配备和管理硬磁盘保管场地的设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足硬磁盘保管工作的需要。 8.2.8 硬磁盘专用存储设备应具有自动定时记录温湿度的功能，并具备温湿度异常告警提醒功能。 8.3 定期加电8.3.1 应对硬磁盘定期进行稳压加电，宜每3个月进行1次加电，每次加电的时长不低于2小时。8.3.2 可采用硬磁盘专用存储设备对硬磁盘进行定期、自动加电。硬磁盘专用存储设备应提供自定义加电策略的功能。 8.3.3 应及时记录硬磁盘加电情况。8.4 定期检测8.4.1 应对硬磁盘定期进行恶意代码检测。8.4.2 应对硬磁盘定期使用符合S.M.A.R.T.规范或硬磁盘生产厂商专用检测规范的专业硬磁盘检测软件进行检测，宜每2年进行1次检测。8.4.3 可利用相关技术和方法对硬磁盘存储的档案数据定期进行可读性检测和完整性检测。 8.4.4 可采用硬磁盘专用存储设备对硬磁盘进行定期、自动检测，实现监测管理和预警提醒，进行历史监控数据、告警数据的存储，并形成监测统计报表。硬磁盘专用存储设备应提供自定义检测策略的功能。 8.4.5 如果检测结果异常应立即重新备份数据至新的硬磁盘。 8.4.6 应及时记录硬磁盘检测情况以及处理结果。8.5 数据保护8.5.1 硬磁盘在进行加电和检测时，不要移动或碰撞工作台和相关设备，防止发生振动。 8.5.2 应采取措施防止对硬磁盘的写操作。可采用硬磁盘专用存储设备对硬磁盘进行物理写保护控制。 8.5.3 硬磁盘专用存储设备宜具备防盗功能，可以通过机械锁或密码锁等方式，防止非法盗取硬磁盘。 8.5.4 硬磁盘专用存储设备应支持硬磁盘热插拔。
9 利用9.1 一般情况下，用于档案数据离线存储的硬磁盘不提供利用。如果在特殊情况下确需提供利用，应严格遵守国家相关保密规定。 9.2 用于档案数据离线存储的硬磁盘不得外借，其使用应在档案部门的监控范围内。 9.3 在提供利用硬磁盘离线存储的档案数据时，应从技术和管理两方面采取严格的管理措施，确保档案数据不被修改。 9.4 应及时记录硬磁盘的利用情况。
10 迁移与销毁10.1 数据迁移10.1.1 因技术更新、硬磁盘检测结果异常等原因需更换硬磁盘时，应实施档案数据的迁移，并进行登记，登记内容参见表A.1。 10.1.2 数据迁移后应按照9.1的要求进行检测后方可入库。 10.2 销毁10.2.1 离线存储硬磁盘的销毁应参照国家关于档案销毁的有关规定与程序执行，对其实施破坏性销毁。 10.2.2 应填写销毁登记表并归档保存，登记内容参见表A.2。 10.2.3 存储涉密档案的硬磁盘销毁应按国家保密规定实施。 附录A（资料性附录） 档案数据硬磁盘离线存储管理登记表示例 A.1 数据迁移登记表 单位名称 |
| 管理授权 |
| 责任部门 |
| 离线存储介质情况 （硬磁盘编号、数量等） |
| 档案情况 （范围、数量、大小等） |
| 数据迁移说明 （迁移的原因、次数等） |
| 完成情况 （迁移前后档案数据内容、数量一致性情况等） |
| 迁移起止时间 |
| 操作者 |
| 填表人（签名） 年 月 日 | 审核人（签名） 年 月 日 | 单位（签章） 年 月 日 |
A.2 销毁登记表 单位名称 |
| 销毁授权 |
| 离线存储介质情况 （硬磁盘编号、数量等） |
| 档案情况 （范围、数量、大小等） |
| 销毁说明 （销毁的原因等） |
| 销毁起止时间 |
| 操作者 |
| 填表人（签名） 年 月 日 | 审核人（签名） 年 月 日 | 单位（签章） 年 月 日 |
来源：质量管理信息化，作者：冯立
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