EDMS系统规范文档管理流程

恨我不成钢 · 发表于 2018-9-27 10:30:33

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以前曾有药企的朋友咨询公司的文件管理比较混乱，通过文档管理系统（EDMS）扭转这种状况是不是可行？

他解释说：他们公司是历史比较久的老药企，很多工人都是干了大半辈子的老员工，很多习惯都是由来已久的，文件的版本基本不能受控，特别是一些记录类文件，岗位部门觉得不合适就私下修改，修改完成就直接替换使用，常常相同版本的同一个文件，不同部门可能内容都不一样；

通过文档管理系统规范（EDMS）文档管理流程，改变文件管理混乱的现状是比较可行的一个方式；

文档管理系统（EDMS）将文件的申请、起草、会审、审批、培训、生效、归档和作废整个流程固定化，缺少其中的任何一个环节，文件都没有办法生效，而且整个过程基于网络线上完成，每一个过程和环节都会留下电子痕迹，也不会受任何人的干涉，另外在文件生命周期任一节点出现问题都能找到对应的责任人，容易追责；

采用这种“猛药去疴”的方式，需要一个重要的前提是：文档管理系统（EDMS）的实施要争取公司老板的支持，自上而下施加压力，强力推行必须使用；只有这样，成功的可能性就能增大；

采用信息化文档管理手段来规范文档管理流程虽然不是唯一的方法，但是比较容易、成本比较低的一种方法。

来源：质量管理信息化作者：冯立

syhorchid · 发表于 2018-9-27 21:03:43

文档管理系统，可以系统规范文档管理。

1622579739 · 发表于 2018-9-28 16:26:31

流程细化，管理更为规范，适合中大型企业，小型企业就累啊

[质量信息化] EDMS系统规范文档管理流程